PRIVACYVERKLARING van Koninklijke fanfare St.-Jozefsgilde Mol-Sluis vzw.

De Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodatde beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als De Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw
Berkvenstraat 17
2400 Mol
Jan.baudeweyns@telenet.be.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door De Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

A. Muzikanten en bestuursleden

  • U als muzikant of bestuurslid te kunnen verzekeren bij Vlamo
  • Het versturen van praktische informatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen om de werking van de vereniging te garanderen
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheden.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mail

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevenshebben verkregen.

B. Steunende leden en Sponsors

  • Het versturen van praktische informatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen om de werking van de vereniging te garanderen.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, e-mailadres

Voor de sponsors geldt dat we enkel hun logo en of naamvermelding van het bedrijf publiceren als dienst voor hun bijdrage. Meer details over het waar en hoe we publiceren kan u terugvinden op de sponsor overeenkomst.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Deze gegevens worden nooit aan derden doorgegeven zonder uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

C. Vrijwilligers (helpers) die ons tijdelijk komen ondersteunen tijdens activiteiten georganiseerd door de vereniging

  • Het afsluiten van een tijdelijke vrijwilligersverzekering bij Vlamo

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Deze gegevens worden nooit tenzij aan derden doorgegeven zonder uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het afsluiten van een verzekering bij Vlamo voor muzikanten en bestuursleden
  • het afsluiten van een verzekering bij Vlamo voor vrijwilligers die ons tijdelijk komen ondersteunen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

 

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken,

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

De Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De persoonsgegevens worden gedurende je lidmaatschap bewaard en dit tot maximaal 3 jaar na het beëindigen van je lidmaatschap.

De gegevens van Steunende leden, sponsors en helpers worden maximaal tot 3 jaar na de laatste activiteit of lidmaatschap bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens De Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u persoonlijk aan te bieden samen met je identiteitskaart op de maatschappelijke zetel.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

De Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

 

 

 

 

 

 

 

Beknopte versie privacyverklaring

Voor muzikanten en bestuursleden

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door De Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw, Berkvenstraat 17, 2400 Mol, voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw lidmaatschap en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten (direct marketing) op basis van ons gerechtvaardigd belang om  ons als muziekvereniging voor te bereiden op en uit te voeren van onze concerten enerzijds, en om u te kunnen verzekeren via Vlamo anderzijds.
Indien u niet wil dat wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, volstaat het ons dat mee te delen via mail aan de voorzitter (jan.baudeweyns@gmail.com ) van de vereniging. Via mail aan de voorzitter kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of ze vragen over te dragen.

Voor steunende leden en sponsors

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door De Koninklijke Fanfare St.-Jozefsgilde vzw, Berkvenstraat 17, 2400 Mol, voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw lidmaatschap en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten (direct marketing) op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons als muziekvereniging voor te bereiden op en uit te voeren van onze concerten. Voor de sponsors geldt dat we enkel hun logo en of naamvermelding van het bedrijf publiceren als dienst voor hun bijdrage. Meer details kan u hierover terugvinden op de sponsor overeenkomst.
Indien u niet wil dat wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, volstaat het ons dat mee te delen via mail aan de voorzitter (jan.baudeweyns@telenet.be ) van de vereniging. Via mail aan de voorzitter kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of ze vragen over te dragen.
 

Foto en beeldmateriaal

Tijdens onze activiteiten worden er doorgaans foto’s en of beeldmateriaal gemaakt door een ingehuurde fotograaf of door eigen leden. Dit beeldmateriaal kan altijd gebruikt worden voor promomateriaal of aankondiging van nieuwe activiteiten. Dit kan dus gepubliceerd worden, op affiches, flyers, onze website of onze sociale media kanalen. Door uw aanwezigheid geeft u de toestemming om uw eventuele toevallige opname te gebruiken tenzij u dit expliciet aangeeft dat u dit niet wenst. Dit kan door een simpele melding hiervan door te sturen per brief of mail aan de voorzitter. Er zullen nooit portretopnames van niet leden gepubliceerd worden zonder dat hier expliciet toestemming voor gevraagd en verkregen is. Er zal ook nooit een compromitterende foto of beeldmateriaal gepubliceerd worden.
Muzikanten en bestuursleden die bezwaar hebben tegen publicatie van hun foto’s moeten dit expliciet aangeven aan de voorzitter. Dit geldt enkel voor portretfoto’s en niet voor groepsfoto’s waarop ze herkenbaar zijn.
Beeldmateriaal wordt doorgaans sterk uitgewisseld onder onze leden. Door hun lidmaatschap verbinden ze er zich toe om zeer gereserveerd om te gaan met het materiaal dat met hen gedeeld wordt en dat ze conform de GDPR regels omgaan met dit beeldmateriaal, zoals hierboven beschreven.